各部門(mén)、各項(xiàng)目部、分公司：

為了進(jìn)一步提升公司文件管理的規(guī)范化水平，確保各類(lèi)文件的準(zhǔn)確性和可追溯性，現(xiàn)就規(guī)范各類(lèi)文件的編制、審批、存儲(chǔ)及歸檔等流程，特發(fā)布本通知。請(qǐng)各部門(mén)、各項(xiàng)目部、分公司認(rèn)真閱讀并遵照?qǐng)?zhí)行。

一、文件分類(lèi)與命名規(guī)范

1.文件分類(lèi)：根據(jù)文件內(nèi)容和用途，將文件分為政策制度類(lèi)（包括國(guó)家、自治區(qū)、盟委、盟國(guó)資委相關(guān)政策及公司各類(lèi)制度）、業(yè)務(wù)管理類(lèi)（包括合同、匯報(bào)、申請(qǐng)、總結(jié)、信息等）、技術(shù)文檔類(lèi)（包括證書(shū)、檔案等）、會(huì)議紀(jì)要等幾大類(lèi)，并設(shè)立相應(yīng)目錄進(jìn)行存放。

2.命名規(guī)范：文件命名應(yīng)采用“公司名稱(chēng)+項(xiàng)目部+文件標(biāo)題”的格式，如“錫盟眾興物業(yè)管理有限公司+黨校項(xiàng)目部+9月份工作匯報(bào)”。確保文件名能夠清晰反映文件內(nèi)容，便于檢索和識(shí)別。

二、文件編制與審批流程

1.編制：文件編制應(yīng)明確目的、內(nèi)容、適用范圍及執(zhí)行要求，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。編制完成后，需進(jìn)行內(nèi)部審核，確保無(wú)誤后提交辦公室審批。

2.審批：文件審批按照規(guī)定的流程進(jìn)行，涉及多個(gè)部門(mén)或崗位的需逐級(jí)審批，各部門(mén)、各項(xiàng)目部、分公司審批完成后報(bào)辦公室。審批過(guò)程中，應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)審查，確保內(nèi)容無(wú)誤并符合公司規(guī)定和實(shí)際需求。

三、文件存儲(chǔ)與歸檔

1.存儲(chǔ)：已審批通過(guò)的文件統(tǒng)一存儲(chǔ)在公司辦公室，確保文件可隨時(shí)查閱，各部門(mén)、各項(xiàng)目部、分公司應(yīng)同時(shí)備份留存文件，防止文件數(shù)據(jù)丟失。

2.歸檔：對(duì)于已失效或不再使用的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔處理。歸檔文件應(yīng)分類(lèi)存放，并建立相應(yīng)的索引，以便后續(xù)查閱。

四、文件使用與保密

1.使用：各部門(mén)、各項(xiàng)目部、分公司和崗位在使用文件時(shí)，應(yīng)遵守公司規(guī)定，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。同時(shí)，應(yīng)妥善保管文件，防止泄露和損壞。

2.保密：涉及公司機(jī)密或敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行管理。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播或泄露文件內(nèi)容。

本通知自發(fā)布之日起執(zhí)行，各部門(mén)、各項(xiàng)目部、分公司在執(zhí)行過(guò)程中如有疑問(wèn)或建議，請(qǐng)及時(shí)向辦公室反饋。

希望各部門(mén)、各項(xiàng)目部、分公司能夠充分認(rèn)識(shí)到規(guī)范文件管理的重要性，切實(shí)履行文件管理的各項(xiàng)職責(zé)，共同推動(dòng)公司文件管理水平的提升。

特此通知

附件：各類(lèi)文件格式

錫盟眾興物業(yè)管理有限公司

2024年10月14日